การพัฒนาระบบการจัดการข้อมูลปฐมภูมิสำหรับหน่วยงานความปลอดภัยอาชีวอนามัยและสิ่งแวดล้อม
THE DEVELOPMENT OF PRIMARY DATA SYSTEM FOR SAFETY HEALTH AND ENVIRONMENT DEPARTMENT
ผู้จัดทำ: นางสาวมัณฑนา ทวีแก้ว
อาจารย์ที่ปรึกษา: ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร.ศรีศุภางค์ คิ้วสุวรรณ
ที่มาและความสำคัญ
หน่วยงานความปลอดภัยอาชีวอนามัยและสิ่งแวดล้อมในปัจจุบัน มักประสบปัญหาในกระบวนการจัดการข้อมูลปฐมภูมิ เนื่องจากเอกสารมีลักษณะกระจัดกระจาย มีการกรอกข้อมูลที่ซ้ำซ้อน และจัดเก็บข้อมูลอย่างไม่เป็นระบบ เช่น การใช้ Google Sheet แยกย่อยหลายไฟล์ทำให้ข้อมูลไม่รวมศูนย์ ส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการเข้าถึงและค้นหาข้อมูล คณะผู้จัดทำจึงได้ออกแบบโครงสร้างฐานข้อมูลระบบสารสนเทศในรูปแบบดิจิทัล เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถรองรับการบันทึก แก้ไข ค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงสนับสนุนการจัดทำรายงานและแสดงผลผ่าน Dashboard เพื่อช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลและสนับสนุนการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ขององค์กร
วัตถุประสงค์
วิธีการดำเนินงาน (Methodology)
กระบวนการพัฒนาระบบในโครงงานนี้แบ่งออกเป็น 4 ขั้นตอนหลัก (ประเมินปัญหา, ออกแบบระบบ, พัฒนาและทดสอบระบบ, และการส่งต่อระบบ) ครอบคลุมกลไกการรับข้อมูล (INPUT) การรวบรวมข้อมูล (COLLECT) และการวิเคราะห์ข้อมูล (ANALYZE)
โดยระบบถูกพัฒนาขึ้นภายใต้ Platform ที่องค์กรกำหนด ผ่านการใช้เครื่องมือภายใน Microsoft Platform และ Tableau ดังนี้:
-
Microsoft Power Apps: ใช้พัฒนาแอปพลิเคชันสำหรับให้ผู้ใช้งานกรอกข้อมูล บันทึก แก้ไข และดูภาพรวมระบบ
-
Microsoft Excel & Microsoft OneDrive: ใช้สำหรับเป็นฐานข้อมูลกลางและจัดเก็บไฟล์ข้อมูลอย่างเป็นระบบไว้ในโฟลเดอร์เดียวกันโดยใช้ License ขององค์กร
-
Microsoft Power Automate: ใช้จัดการเวิร์กโฟลว์และเชื่อมโยงการทำงานของระบบให้เป็นอัตโนมัติ
-
Tableau: ใช้ประมวลผลและจัดทำรายงานแสดงผลในรูปแบบ Dashboard โดยเชื่อมต่อฝังการแสดงผลไว้ภายใน Microsoft Power Apps เพื่อความสะดวกในการใช้งาน
ผลการดำเนินงาน (Results)
จากการพัฒนาและทดสอบการทำงานของระบบภายใต้สภาพแวดล้อมการใช้งานจริง สามารถแก้ไขปัญหาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้ดังนี้:
-
ลดขั้นตอนและเวลาค้นหาข้อมูล: สามารถลดขั้นตอนการค้นหาข้อมูลจากเดิม 5 ขั้นตอน เหลือเพียง 2 ขั้นตอน และลดระยะเวลาที่ใช้จากเดิม 111 วินาที ลงมาเหลือเพียง 42 วินาที
-
เพิ่มความยืดหยุ่นในการเข้าถึงข้อมูล: จากเดิมที่ระบบเก่ายังไม่รองรับการใช้งานผ่านโมบายล์ (Unavailable) ระบบใหม่สามารถเข้าถึงได้ผ่านทางโทรศัพท์มือถือ (Available) ทำให้ผู้ใช้เก็บข้อมูล แก้ไข และตรวจสอบข้อมูลได้ทันที
-
จัดระเบียบฐานข้อมูลและ Dashboard ใหม่: ช่วยย้ายและรวบรวมฐานข้อมูล Google Sheet ที่เคยแยกย่อยกระจัดกระจาย มาไว้ที่โฟลเดอร์ศูนย์กลางเดียวกันบน Microsoft Excel และย้ายการแสดงผล Dashboard จาก Looker Studio มาสู่ Tableau ได้สำเร็จ
ตารางแสดงผลการเปรียบเทียบประสิทธิภาพก่อนและหลังการปรับปรุงระบบ (Goal Before & After):
| หัวข้อเป้าหมาย (Goal) |
ระบบเดิม (Before) |
ระบบใหม่ (After) |
| 1. ลดระยะเวลาในการค้นหาข้อมูล |
111 วินาที |
42 วินาที |
| 2. การเข้าถึงข้อมูลโดยใช้โทรศัพท์ |
Unavailable |
Available |
| 3. การย้ายฐานข้อมูล |
Google Sheet |
Microsoft Excel |
| 4. การย้าย Dashboard |
Looker Studio |
Tableau |
สรุปผล (Conclusion)
โครงการพัฒนาระบบการจัดการข้อมูลปฐมภูมิสำหรับหน่วยงานความปลอดภัยอาชีวอนามัยและสิ่งแวดล้อม ประสบความสำเร็จในการเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการข้อมูลภายในองค์กรอย่างเป็นรูปธรรม ระบบใหม่สามารถแก้ปัญหาการจัดเก็บข้อมูลที่ไม่เป็นระบบและการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อนลงได้อย่างมีประสิทธิภาพผ่าน Microsoft Power Apps ซึ่งช่วยลดอัตราข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลทางกายภาพ (Human Error) นอกจากนี้ การรวมศูนย์ไฟล์ข้อมูลไว้บน Microsoft Platform ควบคู่กับการนำข้อมูลไปประมวลผลผ่าน Tableau Dashboard ช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหารเข้าถึงข้อมูลภาพรวมได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ปลอดภัย และเข้าใจง่าย ครบจบในแพลตฟอร์มเดียว