การพัฒนามาโครเพื่อการตรวจสอบข้อมูลบัญชีแยกประเภทจากธุรกรรม Cardless ATM

DEVELOPMENT OF MACROS FOR VERIFYING GENERAL LEDGER DATA FROM CARDLESS ATM TRANSACTIONS

ผู้จัดทำ: นายฐานพัฒน์ อิศรางกูร ณ อยุธยา, นางสาวภรตา สุวรรณมา

อาจารย์ที่ปรึกษา: อาจารย์ธิติพร ประมวน

ที่มาและความสำคัญ

ในกระบวนการพัฒนาระบบซอฟต์แวร์ด้านการเงิน ความถูกต้อง ความเสถียร และความน่าเชื่อถือถือเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง ดังนั้นตำแหน่งการประกันคุณภาพซอฟต์แวร์ (Quality Assurance: QA) จึงมีบทบาทหลักในการตรวจสอบคุณภาพของระบบในทุกขั้นตอน จากประสบการณ์การฝึกงานในตำแหน่ง QA ของทีมดูแลระบบตู้ ATM ของธนาคาร พบว่าการตรวจสอบผลลัพธ์ General Ledger ของธุรกรรมแบบ Cardless มีความซับซ้อนสูง เนื่องจากต้องรองรับทั้งในกรณีต่างธนาคารและต่างประเภทบัตร ซึ่งในระบบเดิมยังคงพึ่งพาการตรวจสอบแบบ Manual Testing เป็นหลัก ส่งผลให้ใช้เวลานานและมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ได้ง่าย

ด้วยเหตุนี้ โครงงานจึงได้พัฒนาเครื่องมือสำหรับช่วยคำนวณและตรวจสอบผลลัพธ์ของ General Ledger สำหรับธุรกรรม Cardless ผ่านตู้ ATM โดยการเขียนสคริปต์ VBA เพื่อเข้ามาสนับสนุนการทำงานของทีม QA ให้มีความรวดเร็ว ถูกต้อง และทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

วัตถุประสงค์

• เพื่อพัฒนาโปรแกรมมาโคร VBA บน Microsoft Excel เพื่อสนับสนุนการตรวจสอบรายการ General Ledger

• เพื่อลดข้อผิดพลาดจากการทำงานแบบแมนนวล (Manual) และเพิ่มความถูกต้องของข้อมูลทางบัญชีด้วย VBA Script

• เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทดสอบ โดยลดระยะเวลาจากการทำงานแบบ Manual และรองรับข้อมูลปริมาณมาก รวมถึงการทดสอบซ้ำ (Regression Test)

วิธีการดำเนินงาน (Methodology)

กระบวนการพัฒนาและตรวจสอบระบบแบ่งออกเป็น 6 ขั้นตอนหลัก ดังนี้:

1. Process Analysis: ทำการศึกษากระบวนการปฏิบัติงานในปัจจุบัน รวมถึงวิธีการตรวจสอบข้อมูลบัญชีแยกประเภทจากธุรกรรม ATM Cardless ของธนาคาร

2. Tool Design & Planning: ดำเนินการออกแบบขั้นตอนการทำงาน (Workflow) และกำหนดตรรกะ (Logic) รวมถึงเงื่อนไขในการคำนวณและบันทึกบัญชี

3. VBA Development: พัฒนาโปรแกรมมาโคร (Macro) โดยใช้ภาษา VBA บน Microsoft Excel เพื่อจัดเตรียมข้อมูลและตรวจสอบรูปแบบรหัสรายการโดยอัตโนมัติตามกฎที่กำหนด

4. Testing & Validation: ดำเนินการตรวจสอบความถูกต้องของแต่ละเงื่อนไข และทำระบบทดสอบเพื่อเปรียบเทียบผลลัพธ์การทำงานระหว่างวิธี Manual กับเครื่องมือ Macro

5. Optimization: ทำการแก้ไขจุดบกพร่อง (Bug) และปรับปรุงโค้ดในส่วนที่ยังไม่ถูกต้องเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด

6. Knowledge Transfer: จัดทำเล่มคู่มือแนะนำการใช้งานเครื่องมือ พร้อมทั้งถ่ายทอดองค์ความรู้และการใช้งานให้แก่ทีม QA ในองค์กร

ผลการดำเนินงาน (Results)

เครื่องมือ Macro ด้วยภาษา VBA บน Microsoft Excel ที่พัฒนาขึ้น สามารถสนับสนุนกระบวนการตรวจสอบข้อมูลบัญชีแยกประเภท (General Ledger) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ครอบคลุมทั้งการจัดเตรียมข้อมูล การตรวจรูปแบบและรหัสรายการ และการตรวจสอบความสมดุลสอดคล้องของยอดเดบิต-เครดิต (Debit-Credit) โดยอัตโนมัติตามกฎเกณฑ์ทางบัญชี พร้อมทั้งส่งออกผลรายงานตารางที่พร้อมใช้งานได้ทันที

ตารางแสดงผลการเปรียบเทียบระยะเวลาในการทดสอบระหว่างการใช้ Manual และการใช้ Macro:

(หมายเหตุ: ในตารางข้อมูลผลการดำเนินงานสรุปค่ากระบวนการรวมของ Macro ไว้ที่ 3 นาที แต่เนื้อหาการอธิบายผลระบุว่าสามารถลดระยะเวลาลงจาก 34 นาที เหลือเพียง 7 นาที ซึ่งสอดคล้องกับสัดส่วนเวลาที่ลดลงประมาณ 5 เท่า )

จากการทดสอบแสดงให้เห็นว่า การนำมาโครเข้ามาประยุกต์ใช้สามารถลดภาระงานที่เป็น Manual ลงได้อย่างชัดเจน และส่งผลให้ผลการตรวจสอบบัญชีมีความสม่ำเสมอและถูกต้องมากยิ่งขึ้น

สรุปผล (Conclusion)

โครงงานนี้ประสบความสำเร็จในการพัฒนาเครื่องมือ Macro บน Microsoft Excel เพื่อใช้ตรวจสอบข้อมูล General Ledger จากธุรกรรม Cardless ATM ได้อย่างสมบูรณ์ ครอบคลุมการตรวจสอบรูปแบบข้อมูล ยอดดุลเดบิต-เครดิต และรหัสทางบัญชี ผลการดำเนินงานเชิงประจักษ์พิสูจน์ว่าระบบช่วยลดระยะเวลาการทำงานของ QA ได้อย่างมีนัยสำคัญ ลดความเสี่ยงจากการเกิดข้อผิดพลาด (Human error) และเพิ่มความสม่ำเสมอของรายงานผลการตรวจสอบ ทำให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถนำเวลาไปมุ่งเน้นในส่วนของการวิเคราะห์ผลลัพธ์ในเชิงลึกได้มากขึ้น นอกจากนี้ ตัวเครื่องมือยังได้รับการออกแบบให้ใช้งานง่าย รองรับรูปแบบไฟล์ข้อมูลจริง และสามารถปรับเปลี่ยนเงื่อนไขหรือเกณฑ์การตรวจสอบเพิ่มเติมให้สอดคล้องกับนโยบายทางบัญชีขององค์กรในอนาคตได้อย่างยืดหยุ่น