การพัฒนาระบบดิจิทัลสำหรับบันทึกการตรวจสอบ
Development of a Digital System for Recording Inspection
ผู้จัดทำ: นางสาววรรณพร เตชะบรรณาพุทธ
อาจารย์ที่ปรึกษา: อาจารย์อาคม ม่วงเขาแดง
ที่มาและความสำคัญ
ปัจจุบันหลายองค์กรเริ่มนำระบบดิจิทัลมาใช้ เพื่อลดการใช้เอกสารกระดาษ เนื่องจากกระบวนการทำงานแบบเดิมต้องบันทึกข้อมูลลงเอกสาร ส่งต่อหลายฝ่าย และฝนยางบนกระดาษเป็นหลักฐานก่อนจัดเก็บลงแฟ้มหรือกล่อง ซึ่งทำให้การทำงานล่าช้าและจัดการเอกสารได้ยาก จึงมีการพัฒนา Web Application ขึ้นมาเพื่อช่วยจัดการข้อมูลและขั้นตอนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
วัตถุประสงค์
-
ปรับกระบวนการบันทึกข้อมูลให้เป็น Digital เพื่อลดขั้นตอนและลดการใช้เอกสาร
-
เพื่อรวบรวมข้อมูล รูปภาพ และไฟล์ไว้ในระบบดิจิทัล ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้สะดวก
-
เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดข้อผิดพลาด และตรวจสอบข้อมูลได้แบบเรียลไทม์
วิธีการดำเนินงาน (Methodology)
กระบวนการพัฒนาระบบแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอนหลัก ดังนี้:
-
รับ Requirement: ดำเนินการสอบถามจากผู้ดูแลโปรเจกต์และผู้ใช้จริงถึงความต้องการภายในของระบบ เช่น ฟีเจอร์ที่ต้องมี และข้อมูลที่จำเป็นต้องจัดเก็บ
-
ออกแบบการเชื่อมต่อระบบ: พัฒนาโครงสร้างหน้าเว็บผ่าน Microsoft Power Apps ประกอบด้วย หน้าแรก (Homepage) สำหรับแสดงภาพรวมข้อมูล เช่น ชื่อและสถานะ, หน้าฟอร์ม (Formpage) มี 8 ขั้นตอนรองรับการทำงานของ 5 ฝ่าย ซึ่งเมื่อทำแต่ละขั้นตอนและกด Save ข้อมูลจะจัดเก็บลงในฐานข้อมูล, และหน้าสรุปผล (Summary page) เพื่อรวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่กรอกและรองรับการบันทึกส่งออกเป็นไฟล์ PDF
-
ออกแบบ SharePoint (Database): สร้างคอลัมน์ (Column) ภายในฐานข้อมูล SharePoint เพื่อจัดเก็บข้อมูล ไฟล์ และรูปภาพ พร้อมกำหนดประเภทข้อมูลอย่างเหมาะสม เช่น Number, text, choice เป็นต้น
-
ออกแบบ UX/UI: ดำเนินการออกแบบส่วนติดต่อผู้ใช้งานและประสบการณ์ผู้ใช้ให้เหมาะสมกับการทำงาน
-
ให้ผู้ใช้ทดลองและเก็บ feedback: ดำเนินการสอนวิธีใช้งานให้กับผู้ใช้จริง พร้อมทั้งเก็บข้อเสนอแนะมาใช้พัฒนาต่อเพื่อปรับปรุงระบบให้สมบูรณ์
ผลการดำเนินงาน (Results)
-
พนักงานสามารถใช้งานระบบได้ตามขั้นตอนที่ได้ออกแบบไว้
-
ข้อมูลทั้งหมดถูกบันทึกและจัดเก็บใน SharePoint อย่างเป็นระบบ ทำให้ผู้ใช้สามารถค้นหาและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย
-
สามารถช่วยลดข้อผิดพลาดจากการใช้เอกสารกระดาษในระบบเดิม เช่น ปัญหาลายมืออ่านยากลงได้
-
ปัจจุบันโครงการได้รับการอนุมัติเบื้องต้นแล้ว และอยู่ระหว่างกระบวนการประเมินผลโดยฝ่ายวิศวกรรมอุตสาหการ (IE) สำหรับการจับเวลา เพื่อเตรียมนำระบบไปประยุกต์ใช้งานจริงต่อไป
สรุปผล (Conclusion)
Web Application สำหรับบันทึกการตรวจสอบนี้สามารถทำงานได้บรรลุตามวัตถุประสงค์และความต้องการของผู้ใช้ โดยสามารถจัดเก็บข้อมูลได้อย่างเป็นระบบ มีฟีเจอร์ครบถ้วนสอดคล้องกับการใช้งานจริง เช่น การกรอกข้อมูล การแนบไฟล์ การแนบรูปภาพ และการส่งออกรายงานในรูปแบบไฟล์ PDF แม้ว่าในปัจจุบันระบบจะผ่านการอนุมัติเบื้องต้นแล้ว แต่ยังคงอยู่ในขั้นตอนและกระบวนการภายในขององค์กรก่อนที่จะนำไปติดตั้งและใช้งานจริงอย่างเต็มรูปแบบ